Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos reçus & tickets. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos reçus & tickets (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Google Sheets et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
La gestion des notes de frais est un cauchemar pour de nombreuses équipes RH et comptables. Les employés accumulent des tickets de caisse et reçus, les soumettent en fin de mois dans des formats variés, et quelqu'un doit ensuite tout saisir manuellement dans un tableur. Ce processus fastidieux peut prendre des jours entiers, sans compter les erreurs de saisie et les justificatifs illisibles.
Automatiser l'extraction des reçus : un gain de temps considérable
L'automatisation de l'extraction des reçus transforme un processus manuel chronophage en un flux de travail fluide. Au lieu de déchiffrer des tickets de caisse froissés et de saisir chaque montant à la main, une solution d'extraction intelligente peut lire, interpréter et structurer ces informations automatiquement.
Le traitement automatisé des reçus utilise l'OCR (reconnaissance optique de caractères) combiné à l'intelligence artificielle pour identifier les données clés : date de l'achat, nom du commerçant, montant total, TVA, mode de paiement. Ces informations sont ensuite exportées directement vers votre Google Sheets, prêtes pour le rapprochement ou le remboursement.
- •Extraction automatique de la date, du montant et du commerçant
- •Support des tickets de caisse, reçus de carte bancaire, facturettes
- •Traitement de reçus dans plusieurs langues
- •Export structuré vers Google Sheets en temps réel
Comment fonctionne le Receipt Scanning avec l'IA ?
Le scanning de reçus par IA va bien au-delà de la simple reconnaissance de texte. Notre technologie analyse la structure visuelle du document pour comprendre le contexte et identifier correctement chaque élément.
Par exemple, un ticket de supermarché peut contenir des dizaines de lignes de produits, mais l'IA sait identifier le montant total en bas du ticket, la date en haut, et distinguer la TVA des autres montants. Cette intelligence contextuelle permet une extraction précise même sur des documents de mauvaise qualité ou partiellement illisibles.
Le processus est simple : l'employé prend une photo de son reçu avec son smartphone, l'envoie dans Extralys, et les données sont automatiquement extraites et ajoutées au Google Sheets de suivi des dépenses.
Cas d'usage : Gestion des notes de frais pour équipes distribuées
Les équipes en télétravail ou les commerciaux en déplacement génèrent des dizaines de justificatifs chaque mois : repas clients, transports, fournitures, hôtels. Centraliser et traiter ces dépenses manuellement devient vite ingérable.
Avec Extralys connecté à Google Sheets, le workflow devient fluide :
1. L'employé prend une photo du reçu depuis son téléphone 2. Il l'envoie par email ou l'uploade directement dans l'application 3. L'IA extrait les données : date, montant, commerçant, catégorie 4. Les informations sont ajoutées automatiquement au Google Sheets partagé 5. Le manager peut valider et le comptable traiter le remboursement
Ce système élimine les retards de soumission, réduit les erreurs et offre une visibilité en temps réel sur les dépenses.
- •Submission simplifiée pour les employés (photo + envoi)
- •Centralisation automatique dans Google Sheets
- •Catégorisation automatique des dépenses
- •Suivi en temps réel pour les managers
Expense Report Automation : Au-delà de la simple extraction
L'automatisation des notes de frais ne s'arrête pas à l'extraction des données. Une fois les informations dans Google Sheets, vous pouvez créer des workflows complets :
- Calcul automatique des totaux par employé et par catégorie - Alertes lorsqu'un seuil de dépenses est dépassé - Génération automatique de rapports mensuels - Intégration avec votre logiciel de paie pour les remboursements
Google Sheets devient ainsi le hub central de votre gestion des frais, alimenté en temps réel par Extralys sans aucune saisie manuelle.
- •Tableaux de bord de suivi des dépenses
- •Calculs automatiques et formules
- •Historique complet et traçabilité
- •Export facile vers d'autres systèmes
Mobile Receipt Scanning : La solution OCR pour les déplacements
La majorité des reçus sont collectés en déplacement. C'est pourquoi une solution de scanning mobile performante est essentielle. Extralys accepte les photos prises avec n'importe quel smartphone, même dans des conditions d'éclairage imparfaites.
Notre IA est entraînée sur des milliers de formats de reçus : tickets de caisse thermiques, factures de restaurant, reçus de taxi, tickets de péage, notes d'hôtel. Elle s'adapte à chaque format pour extraire les informations pertinentes avec une précision remarquable.
Pour les équipes utilisant Google Sheets comme système de suivi des frais, cette capacité mobile change la donne. Les données arrivent en temps réel, permettant un suivi instantané des budgets et une clôture mensuelle accélérée.
Démarrez avec 50 extractions gratuites
Testez l'extraction automatique de reçus vers Google Sheets sans engagement. Créez votre compte Extralys, configurez votre automatisation en quelques minutes, et découvrez le temps que vous pouvez gagner sur le traitement de vos notes de frais.
Fini les piles de tickets à saisir, les erreurs de transcription et les retards de remboursement. Avec Extralys, vos reçus deviennent des données exploitables en quelques secondes.