Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos notes de frais. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos notes de frais (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Google Sheets et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
La gestion des notes de frais dans Google Sheets reste populaire pour sa simplicité et sa flexibilité. Mais la saisie manuelle des reçus transforme ce système en goulot d'étranglement. L'extraction automatique des justificatifs vers Google Sheets combine le meilleur des deux mondes : la puissance des tableurs et l'efficacité de l'automatisation.
Expense Tracking Google Sheets : Automatiser l'alimentation
Google Sheets est l'outil de suivi des dépenses le plus utilisé par les petites équipes. Ses avantages sont nombreux : gratuit, accessible partout, facile à personnaliser, puissant avec les formules et les graphiques.
Le point faible ? L'alimentation des données. Chaque reçu doit être lu, et ses informations saisies manuellement. Cette étape chronophage peut être éliminée avec Extralys :
1. L'employé prend une photo du reçu 2. L'IA extrait : date, montant, commerçant, catégorie 3. Les données sont ajoutées automatiquement au Google Sheets 4. Les formules calculent les totaux instantanément
Votre tableur de suivi devient un système dynamique, alimenté en temps réel.
- •Extraction automatique des reçus
- •Alimentation en temps réel du tableur
- •Calculs et totaux automatiques
- •Historique complet et traçable
Travel Expense Management : Les déplacements simplifiés
Les frais de déplacement sont particulièrement complexes à gérer : transports, hébergements, repas, péages, parkings. Chaque voyage accumule des dizaines de justificatifs.
Avec Extralys connecté à Google Sheets, le collaborateur en déplacement peut soumettre ses frais en temps réel :
- Photo du ticket de péage → extraction immédiate - Facture d'hôtel → données ajoutées au tableau - Note de restaurant → catégorisée automatiquement
À son retour, sa note de frais est déjà constituée. Plus besoin de reconstituer les dépenses de mémoire ou de chercher des tickets froissés au fond d'une poche.
- •Soumission en temps réel pendant le déplacement
- •Catégorisation automatique par type de frais
- •Note de frais pré-remplie au retour
- •Élimination des tickets perdus
Cas d'usage : PME avec 15 commerciaux
Une PME emploie 15 commerciaux qui génèrent chacun 30-40 notes de frais par mois. La gestion manuelle mobilise une personne à mi-temps pour la saisie et le contrôle.
Avec Extralys automatisant l'extraction vers Google Sheets :
1. Chaque commercial soumet ses reçus par photo 2. Les données arrivent dans un Google Sheets centralisé 3. Des vues par commercial, par mois, par catégorie sont créées 4. Les formules calculent les remboursements dus 5. Le manager valide en un coup d'œil
Résultat : la personne dédiée aux notes de frais se concentre désormais sur le contrôle et l'analyse, pas sur la saisie. Le délai de remboursement passe de 3 semaines à 5 jours.
- •Centralisation des 15 commerciaux
- •Vues personnalisées par employé
- •Validation simplifiée pour les managers
- •Délai de remboursement réduit de 75%
Expense Report Template Google Sheets
Pour démarrer, vous avez besoin d'un Google Sheets bien structuré. Voici les colonnes recommandées :
- **Date** : Date de la dépense - **Employé** : Nom du collaborateur - **Catégorie** : Transport, Repas, Hébergement, Fournitures... - **Description** : Détail de la dépense - **Montant** : Montant TTC - **TVA** : Si récupérable - **Statut** : Soumis, Validé, Remboursé - **Justificatif** : Lien vers l'image du reçu
Extralys remplit automatiquement Date, Catégorie, Description, Montant et TVA. Vous n'avez qu'à valider et marquer comme remboursé.
Small Business Expense Tracking : Solution économique
Les petites entreprises n'ont pas le budget pour des solutions SaaS de gestion des frais à 15€/utilisateur/mois. Google Sheets + Extralys offre une alternative économique et puissante.
Coût total de la solution : - Google Sheets : gratuit - Extralys : à partir de quelques euros par mois selon le volume - Temps de configuration : 30 minutes
Comparez à une solution dédiée : - Abonnement mensuel élevé - Temps de déploiement : plusieurs jours - Formation des utilisateurs nécessaire
Pour une PME de 10 personnes avec 200 reçus par mois, l'économie peut atteindre plusieurs centaines d'euros par an.
Testez avec 50 extractions gratuites
Prêt à automatiser vos notes de frais vers Google Sheets ? Créez votre compte Extralys et testez la solution avec 50 reçus gratuitement.
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