Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos notes de frais. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos notes de frais (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Notion et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
Les notes de frais représentent un défi administratif pour de nombreuses entreprises. Entre les justificatifs papier, les différents formats de reçus et la saisie manuelle dans Notion, le processus est chronophage et source d'erreurs. L'extraction automatique vers Notion transforme ce workflow en créant des entrées structurées à partir de vos justificatifs.
Expense Report Automation avec Notion
Notion est devenu l'outil de productivité préféré de nombreuses équipes pour sa flexibilité. Créer une base de données de notes de frais dans Notion permet de :
- Centraliser tous les justificatifs en un seul endroit - Créer des vues par employé, par catégorie, par période - Suivre le statut de validation (soumis, approuvé, remboursé) - Calculer des totaux automatiquement avec les formules Notion - Collaborer avec les managers pour les approbations
Avec Extralys, chaque reçu uploadé devient automatiquement une entrée dans cette base, avec tous les champs remplis : date, montant, catégorie, commerçant.
- •Base de données de frais centralisée
- •Vues filtrées par employé ou catégorie
- •Workflow d'approbation intégré
- •Calculs automatiques des totaux
Mobile Receipt Scanning : La capture simplifiée
La plupart des dépenses professionnelles se font en déplacement. Les employés accumulent des reçus dans leur portefeuille, et la soumission des notes de frais devient une corvée en fin de mois.
Avec le workflow Extralys + Notion, la capture devient instantanée :
1. L'employé prend une photo du reçu avec son smartphone 2. Il l'envoie à Extralys (par email, WhatsApp, ou upload direct) 3. L'IA extrait les données : date, montant, commerçant, catégorie suggérée 4. Une entrée est créée automatiquement dans la base Notion 5. Le manager reçoit une notification pour validation
Plus besoin d'attendre la fin du mois pour compiler les reçus — tout est enregistré en temps réel.
- •Photo = entrée Notion en quelques secondes
- •Pas d'application spécifique requise
- •Catégorisation automatique suggérée
- •Notification au manager instantanée
How to Automate Expense Management : Étapes clés
Mettre en place l'automatisation des notes de frais avec Notion ne prend que quelques minutes :
**Étape 1 : Créez votre base Notion** Définissez les propriétés dont vous avez besoin : Date, Montant, Catégorie (sélection), Employé (personne), Statut, Description, Justificatif (fichier).
**Étape 2 : Configurez Extralys** Créez un modèle d'extraction pour les reçus. Sélectionnez les champs à extraire et leur correspondance avec les propriétés Notion.
**Étape 3 : Testez et déployez** Uploadez quelques reçus de test, vérifiez que les données arrivent correctement dans Notion, puis communiquez le processus à votre équipe.
**Étape 4 : Optimisez votre base Notion** Ajoutez des vues (par employé, par mois), des formules (total par catégorie), et des automatisations Notion pour les rappels.
Cas d'usage : Équipes distribuées et télétravail
Les équipes en télétravail ou distribuées géographiquement font face à un défi spécifique : centraliser les dépenses de personnes qui ne se croisent jamais physiquement.
Avec le système Extralys + Notion :
- Chaque employé peut soumettre ses reçus depuis n'importe où - Le manager voit les dépenses en temps réel dans la base Notion - Les approbations se font par un simple changement de statut - Le comptable a accès à toutes les données pour le remboursement - L'historique complet est consultable et filtrable
Plus de reçus perdus, plus de retards de soumission, plus d'erreurs de saisie. Le workflow est fluide, transparent et traçable.
- •Soumission depuis n'importe où
- •Visibilité en temps réel pour les managers
- •Approbation en un clic
- •Historique complet et traçable
Receipt Data Extraction : Précision et fiabilité
L'extraction de données depuis des reçus est techniquement exigeante. Les tickets de caisse sont souvent froissés, mal imprimés, avec des polices variées. L'IA d'Extralys est entraînée spécifiquement sur ce type de documents.
Notre technologie gère :
- Les tickets thermiques de qualité variable - Les reçus en plusieurs langues - Les formats de date et de montant internationaux - Les TVA et détails de transaction - Les logos et noms de commerçants
La précision d'extraction dépasse les 95%, et les cas ambigus sont signalés pour vérification humaine. Vous gardez le contrôle tout en automatisant le gros du travail.
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