Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos bons de commande. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos bons de commande (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Notion et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
Les bons de commande (Purchase Orders) sont essentiels pour contrôler les dépenses avant qu'elles ne soient engagées. Gérer ces documents dans Notion permet de centraliser les demandes d'achats et de suivre les budgets. L'extraction automatique facilite l'intégration des commandes entrantes ou l'archivage des commandes émises.
Purchase Order Management Notion : Centralisation simple
Notion est un excellent outil pour gérer un processus d'achat léger ("Lightweight Procurement"). En centralisant les bons de commande dans une base de données Notion, vous obtenez :
- Un registre unique de toutes les commandes passées - Un suivi des statuts (Envoyé, Confirmé, Livré, Facturé) - Une vue par fournisseur ou par département
Avec Extralys, vous pouvez uploader un bon de commande PDF (reçu ou émis) et en extraire automatiquement les lignes, les montants et les dates pour peupler votre base.
- •Registre centralisé des achats
- •Suivi des statuts de commande
- •Vues budgétaires par équipe
- •Extraction automatique des lignes
Procurement Analytics : Maîtrisez vos coûts
Une fois vos données d'achat dans Notion, la puissance de l'analyse est à votre portée. Vous pouvez répondre facilement à des questions comme :
**Quel est notre volume d'achat avec ce fournisseur ?** Utile pour négocier des remises.
**Quels départements dépensent le plus ?** Pour le contrôle de gestion.
**Quelle est la saisonnalité de nos achats ?** Pour mieux prévoir la trésorerie.
L'extraction intelligente transforme des PDF statiques en données stratégiques pour l'entreprise.
Cas d'usage : Start-up en hyper-croissance
Une start-up grandit vite et les achats deviennent chaotiques. Chaque manager achète de son côté. La direction financière n'a aucune visibilité sur les engagements à venir.
Avec Extralys et Notion :
1. Un processus simple est mis en place : tout bon de commande doit être droppé dans la page Notion "Achats" 2. Extralys extrait les données clés : montant, fournisseur, date 3. Une propriété "Budget" permet de lier la commande à une ligne budgétaire 4. Le CFO a une vue "Engagements du mois" à jour en temps réel
Résultat : contrôle des coûts rétabli sans lourdeur administrative excessive (pas de gros ERP).
- •Visibilité immédiate sur le cash flow futur
- •Responsabilisation des managers
- •Processus lean et agile
- •Pas de mise en place d'ERP complexe
Lier Commandes et Factures dans Notion
La prochaine étape logique est de lier vos bons de commande à vos factures. Si vous utilisez également Extralys pour les factures, vous pouvez créer une relation dans Notion entre la base "Commandes" et la base "Factures".
Cela permet de vérifier que chaque facture correspond bien à une commande approuvée ("3-way matching" simplifié), une pratique essentielle pour éviter les fraudes et les erreurs de facturation.
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