Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos contrats. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos contrats (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Notion et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
Notion est devenu l'outil de prédilection des équipes juridiques modernes pour centraliser leur knowledge base. Gérer les contrats dans une base de données Notion permet de suivre les échéances, organiser les documents et collaborer efficacement. L'extraction automatique ajoute la dernière pièce du puzzle : alimenter cette base sans saisie manuelle.
Contract Management Notion : Une base de données puissante
Notion offre une flexibilité unique pour la gestion contractuelle. Créer une base de données de contrats permet de :
- Centraliser tous les contrats en un seul endroit accessible - Créer des vues par type (fournisseurs, clients, partenaires) - Suivre les dates clés : signature, entrée en vigueur, échéance - Lier les contrats à d'autres bases (contacts, projets) - Attacher les documents PDF pour référence - Collaborer avec des commentaires et des mentions
Avec Extralys, chaque contrat uploadé enrichit automatiquement cette base avec les données extraites : parties, dates, montants, clauses clés.
- •Centralisation de tous les contrats
- •Vues personnalisées par type ou statut
- •Liaisons avec d'autres bases Notion
- •Collaboration et commentaires intégrés
Contract Deadline Tracking : Ne manquez plus aucune échéance
Le suivi des échéances contractuelles est critique. Un renouvellement automatique non souhaité, une clause de résiliation manquée, peuvent coûter cher à l'entreprise.
L'extraction automatique des dates de contrat vers Notion permet :
**Alertes de rappel** : Notion peut envoyer des notifications avant les dates clés.
**Vue calendrier** : Visualisez toutes les échéances à venir en un coup d'œil.
**Calculs automatiques** : Calculez les dates de préavis à partir des dates d'échéance.
**Assignation** : Attribuez un responsable pour chaque contrat et son suivi.
Ce système proactif transforme une gestion contractuelle réactive ("on a oublié de résilier") en une gestion proactive ("on a 90 jours pour négocier les nouvelles conditions").
Cas d'usage : Direction juridique d'une ETI
La direction juridique d'une ETI gère 300 contrats actifs : fournisseurs, clients grands comptes, partenaires, baux. Sans système centralisé, le suivi repose sur des fichiers Excel éparpillés et la mémoire des collaborateurs.
Avec Extralys alimentant une base Notion :
1. Les contrats existants sont uploadés et analysés par l'IA 2. La base Notion se remplit automatiquement : parties, dates, valeurs, conditions 3. Les vues par échéance permettent d'anticiper les renouvellements 4. Les nouveaux contrats sont ajoutés au fil de l'eau 5. L'équipe juridique dispose d'une visibilité complète
Résultat : plus aucun renouvellement subi, négociations anticipées, et une traçabilité parfaite pour les audits.
- •Digitalisation de 300 contrats existants
- •Création automatique de fiches Notion
- •Anticipation des renouvellements
- •Traçabilité pour audit
Legal Document Automation : Au-delà des contrats
La base de données Notion n'est pas limitée aux contrats. Extralys peut alimenter des bases de :
**NDAs et accords de confidentialité** : Suivez les engagements et leurs durées.
**Avenants** : Liez-les aux contrats principaux et suivez les modifications.
**Procurations et délégations** : Gérez les pouvoirs et leurs validités.
**Contentieux** : Créez un suivi des litiges avec les échéances procédurales.
Chaque type de document peut avoir sa propre base Notion avec des propriétés adaptées, tout en restant interconnecté via les relations Notion.
Workflow d'extraction vers Notion
La configuration de l'automatisation est simple :
1. **Créez votre base Notion** : - Propriétés : Nom, Parties (relation), Date signature, Date échéance, Montant, Statut - Vues : Tous les contrats, Par échéance, Par fournisseur
2. **Configurez Extralys** : - Créez un modèle "Contrat" avec les champs à extraire - Connectez votre espace Notion - Mappez les champs aux propriétés
3. **Uploadez vos contrats** : - Drag & drop ou envoi par email - L'IA extrait et crée les entrées Notion
4. **Complétez si nécessaire** : - Ajoutez les relations manuellement - Enrichissez avec des notes et commentaires
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