Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos reçus & tickets. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos reçus & tickets (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Notion et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
La gestion des reçus sur Notion est idéale pour les freelances et les petites équipes qui utilisent déjà cet outil pour leur organisation. L'ajout automatique des dépenses via Extralys permet de transformer une simple base de données en véritable outil de comptabilité agile, sans effort de saisie.
Receipt Tracking Notion : Centralisez vos dépenses
Notion permet de créer des bases de données de dépenses ultra-personnalisables. Fini les boîtes à chaussures remplies de tickets. Avec l'extraction automatique :
- Prenez vos tickets en photo - L'IA extrait date, montant, marchand, catégorie - Une nouvelle entrée est créée dans votre base Notion - Le justificatif est attaché directement dans la page
Vous disposez ainsi d'une vue claire de vos dépenses, triable par date, par projet ou par client.
- •Capture rapide des justificatifs
- •Extraction automatique des données clés
- •Stockage sécurisé dans Notion
- •Lien direct entre dépense et justificatif
Expense Category Management : Analysez vos coûts
L'un des grands avantages de Notion est la flexibilité des vues. Une fois vos reçus extraits :
**Vue par catégorie** : Identifiez vos postes de dépenses principaux (Transport, Repas, Logiciels).
**Vue par projet** : Suivez la rentabilité de chaque mission en affectant les frais automatiquement.
**Vue mensuelle** : Comparez l'évolution de vos charges mois par mois.
Extralys peut suggérer la catégorie automatiquement en fonction du marchand, rendant le classement encore plus rapide.
Cas d'usage : Freelance en déplacement
Un consultant freelance enchaîne les missions client. Il doit refacturer ses frais de déplacement. Avant, il perdait des heures en fin de mois à retrouver ses tickets.
Avec Extralys vers Notion :
1. Il scanne son ticket de train et sa note de restaurant sur l'instant 2. Les données arrivent dans sa base "Dépenses Notion" 3. Il coche la case "À refacturer" et sélectionne le client 4. En fin de mois, il filtre la vue "À refacturer" et exporte la liste pour sa facture
Résultat : 0 ticket perdu, refacturation précise et rapide, comptabilité à jour au jour le jour.
- •Gestion au fil de l'eau
- •Tagging pour refacturation client
- •Export facile pour la facturation
- •Gain de temps administratif
Notion Expense Template : Structure recommandée
Pour profiter au mieux de l'automatisation, structurez votre base Notion ainsi :
- **Nom** : Nom du marchand (extrait) - **Date** : Date de la dépense (extrait) - **Montant** : Total TTC (extrait) - **Catégorie** : Select (Transport, Repas, etc.) - **Fichier** : Files & Media (pour le reçu) - **Projet** : Relation vers votre base Projets - **Statut** : Select (À payer, Payé, Remboursé)
Cette structure couvre 90% des besoins de gestion de frais des indépendants et TPE.
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