Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos bons de commande. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos bons de commande (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Google Sheets et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
Les bons de commande sont des documents critiques dans la chaîne d'approvisionnement. Ils définissent ce qui a été commandé, à quel prix, et servent de référence pour le rapprochement avec les factures. L'extraction automatique de ces documents vers Google Sheets transforme une pile de papiers en données exploitables pour le contrôle et l'analyse.
Purchase Order Processing : Digitaliser vos commandes
Le traitement des bons de commande (PO - Purchase Orders) est une tâche récurrente pour les équipes achats. Chaque commande passée génère un document qui doit être suivi, rapproché des livraisons, puis des factures.
L'extraction automatique permet de capturer les informations clés de chaque bon de commande :
- Numéro de commande - Date de commande et date de livraison souhaitée - Fournisseur - Lignes de produits avec quantités et prix unitaires - Montant total HT et TTC - Conditions de paiement
Ces données, une fois dans Google Sheets, deviennent le socle de votre suivi des achats.
- •Extraction du numéro et des dates clés
- •Identification du fournisseur
- •Lecture des lignes de produits
- •Calcul automatique des totaux
Rapprochement Commande-Livraison-Facture
L'un des principaux bénéfices de l'extraction des bons de commande est de faciliter le rapprochement à trois voies : commande, livraison, facture. Ce processus, souvent appelé "3-way matching", est essentiel pour éviter les paiements incorrects.
Avec les données de PO dans Google Sheets, vous pouvez :
**1. Comparer les quantités** Vérifier que les quantités livrées correspondent aux quantités commandées.
**2. Valider les prix** S'assurer que les prix facturés correspondent aux prix négociés sur le bon de commande.
**3. Identifier les écarts** Mettre en évidence automatiquement les différences pour investigation.
**4. Suivre les commandes ouvertes** Savoir quelles commandes n'ont pas encore été livrées ou facturées.
Cas d'usage : Suivi des achats pour PME
Une PME industrielle passe 50 bons de commande par mois auprès de 20 fournisseurs différents. Sans système centralisé, le suivi devient chaotique : quelles commandes sont en cours ? Lesquelles ont été livrées partiellement ? Lesquelles ont des factures en attente ?
Avec Extralys connecté à Google Sheets, le workflow devient :
1. Chaque bon de commande émis est uploadé dans Extralys 2. L'IA extrait toutes les informations : numéro, fournisseur, lignes, montants 3. Les données alimentent un tableau de suivi des achats 4. Les formules Google Sheets calculent les engagements en cours 5. Les alertes signalent les commandes en retard
Résultat : visibilité complète sur les engagements fournisseurs, meilleur contrôle des dépenses, et rapprochement facilité.
- •Suivi centralisé de toutes les commandes
- •Visibilité sur les engagements en cours
- •Alertes sur les retards de livraison
- •Rapprochement simplifié avec factures
No-Code Document Extraction : Accessible à tous
L'extraction de documents était historiquement un domaine technique, nécessitant des développeurs pour configurer des règles et des zones d'extraction. Extralys change la donne avec une approche 100% no-code.
Créer un modèle d'extraction pour vos bons de commande se fait en quelques clics :
1. Indiquez les champs que vous voulez extraire 2. L'IA comprend automatiquement où les trouver 3. Testez sur quelques documents pour valider 4. Connectez à Google Sheets et c'est prêt
Pas besoin de définir des zones précises, pas besoin de coder. L'intelligence artificielle s'adapte aux différents formats de bons de commande que vous recevez ou émettez.
Generative AI for Document Processing
Extralys utilise les dernières avancées en IA générative pour comprendre vos documents. Contrairement aux solutions traditionnelles basées sur des règles, notre approche permet :
**Compréhension contextuelle** : L'IA comprend qu'un montant suivi de "€" est un prix, même sans label explicite.
**Adaptation aux variations** : Chaque fournisseur a son format de bon de commande. L'IA s'adapte sans configuration spécifique.
**Extraction intelligente des lignes** : Les tableaux de produits sont extraits avec leurs en-têtes, même si la structure varie.
**Gestion des ambiguïtés** : Les cas incertains sont signalés pour validation humaine.
Cette technologie de pointe est désormais accessible aux PME grâce à notre modèle freemium.
Essayez avec 50 extractions gratuites
Prêt à automatiser l'extraction de vos bons de commande vers Google Sheets ? Créez votre compte Extralys et testez avec 50 documents gratuitement.
Configurez votre modèle d'extraction, connectez votre Google Sheets, et découvrez comment transformer votre suivi des achats. De la pile de papiers au tableau de bord analytique en quelques clics.