Le problème
Vous perdez des heures chaque semaine à copier-coller manuellement les données de vos factures. Les erreurs s'accumulent, et votre équipe perd un temps précieux sur des tâches répétitives.
Comment ça marche
1. Créez un modèle
Définissez les champs à extraire de vos factures (numéro, date, montant, etc.).
2. Configurez l'automatisation
Connectez Google Sheets et définissez comment les données doivent être envoyées.
3. Uploadez vos documents
Glissez-déposez vos fichiers. L'extraction et l'envoi se font automatiquement.
La saisie manuelle des données de factures dans Google Sheets est une tâche chronophage et source d'erreurs pour les équipes comptables. Chaque facture fournisseur doit être ouverte, analysée, puis les informations clés — numéro de facture, date, montant HT, TVA, fournisseur — doivent être reportées manuellement dans un tableur. Ce processus répétitif peut prendre des heures chaque semaine, sans compter les risques d'erreurs de saisie qui peuvent entraîner des problèmes de rapprochement comptable.
Qu'est-ce que l'Intelligent Document Processing (IDP) ?
L'Intelligent Document Processing, ou traitement intelligent de documents, est une technologie qui combine l'OCR (reconnaissance optique de caractères), l'intelligence artificielle et le machine learning pour extraire automatiquement les données de documents non structurés.
Contrairement aux solutions OCR traditionnelles qui nécessitent des modèles fixes et des zones prédéfinies, l'IDP s'adapte à différents formats de documents. Que vos factures proviennent de dizaines de fournisseurs différents avec des mises en page variées, une solution IDP moderne peut identifier et extraire les champs pertinents sans configuration manuelle pour chaque format.
Cette approche révolutionne la façon dont les entreprises traitent leurs documents administratifs, passant d'un processus manuel et répétitif à un flux de travail automatisé et intelligent.
IDP vs RPA : Quelle différence ?
Il est courant de confondre l'IDP (Intelligent Document Processing) avec la RPA (Robotic Process Automation), mais ces technologies sont complémentaires plutôt que concurrentes.
La RPA automatise des tâches basées sur des règles fixes : cliquer sur un bouton, copier-coller des données d'un système à un autre, remplir des formulaires. Elle excelle dans l'automatisation de processus prévisibles et répétitifs, mais elle ne peut pas "comprendre" le contenu d'un document.
L'IDP, en revanche, ajoute une couche d'intelligence. Elle peut lire un document, identifier les informations pertinentes même si leur position varie, et extraire ces données de manière structurée. C'est cette capacité d'adaptation qui la rend particulièrement efficace pour le traitement des factures.
- •RPA : Automatise les actions répétitives (clics, navigation, copier-coller)
- •IDP : Comprend et extrait les données de documents non structurés
- •Combinaison idéale : IDP pour l'extraction + RPA pour l'injection dans vos systèmes
Comment extraire automatiquement vos factures vers Google Sheets
Avec Extralys, l'extraction de données de factures vers Google Sheets devient un processus simple en trois étapes, sans aucune compétence technique requise.
Première étape : Créez un modèle d'extraction. Définissez les champs que vous souhaitez extraire de vos factures : numéro de facture, date d'émission, nom du fournisseur, montant HT, TVA, montant TTC, etc. Vous pouvez partir de notre modèle prédéfini pour les factures ou personnaliser entièrement les champs selon vos besoins.
Deuxième étape : Configurez votre automatisation Google Sheets. Connectez votre compte Google, sélectionnez le classeur et la feuille de destination, puis associez chaque champ extrait à une colonne de votre tableur. Cette configuration ne prend que quelques minutes.
Troisième étape : Uploadez vos factures. Glissez-déposez vos fichiers PDF ou images, et l'extraction se lance automatiquement. En quelques secondes, les données apparaissent dans votre Google Sheets, prêtes à être utilisées.
Cas d'usage : Automatiser la saisie comptable
Prenons l'exemple d'un cabinet comptable gérant les factures fournisseurs de 50 clients. Chaque mois, ce sont des centaines de factures à traiter manuellement — un travail fastidieux qui mobilise des ressources précieuses.
Avec Extralys connecté à Google Sheets, le workflow devient :
1. Les factures arrivent par email ou sont scannées 2. Elles sont uploadées dans Extralys (ou envoyées automatiquement via l'API) 3. L'IA extrait les données : fournisseur, numéro, date, montants, TVA 4. Les données sont automatiquement ajoutées au Google Sheets du client 5. L'équipe comptable peut se concentrer sur l'analyse et le contrôle
Résultat : un gain de temps estimé à 80% sur le traitement des factures, avec une réduction significative des erreurs de saisie.
- •Traitement de centaines de factures en quelques minutes
- •Réduction de 80% du temps de saisie manuelle
- •Élimination des erreurs de transcription
- •Données immédiatement disponibles pour analyse
Pourquoi choisir Extralys plutôt que Zapier ou Make ?
Zapier et Make sont d'excellents outils d'automatisation, mais ils nécessitent généralement que les données soient déjà structurées pour être utilisées. Ils peuvent récupérer des données d'un formulaire ou d'une API, mais ne peuvent pas "lire" un PDF de facture.
Extralys se positionne en amont de ces outils : notre solution extrait les données de documents non structurés et les transforme en données structurées. Vous pouvez ensuite connecter Extralys directement à Google Sheets, ou utiliser notre webhook pour alimenter vos workflows Zapier/Make existants.
De plus, Extralys est spécifiquement conçu pour l'extraction documentaire, avec des modèles d'IA optimisés pour les factures, contrats et autres documents professionnels. Cette spécialisation garantit une précision d'extraction supérieure à celle des solutions génériques.
- •Extraction native de documents PDF et images
- •IA spécialisée pour les documents financiers
- •Intégration directe avec Google Sheets (sans middleware)
- •Webhook disponible pour workflows avancés
- •Solution no-code accessible à tous
Commencez gratuitement
Extralys propose 50 extractions gratuites pour tester notre solution sans engagement. Créez votre compte, configurez votre première automatisation vers Google Sheets, et découvrez comment l'Intelligent Document Processing peut transformer votre gestion des factures.
En quelques minutes, vous pourrez automatiser un processus qui vous prenait des heures — et vous concentrer sur ce qui compte vraiment : l'analyse, le contrôle et la prise de décision.